Revenue Formula Builder: alinea los datos de PriceLabs con tu contabilidad (Beta)

Revenue Formula Builder: alinea los datos de PriceLabs con tu contabilidad (Beta)

Revenue Formula Builder es una herramienta potente que garantiza que tus reportes de ingresos en PriceLabs coincidan exactamente con tus definiciones contables internas, eliminando discrepancias y conciliaciones manuales. Esta es una función personalizada que todavía está en etapa beta y no está activa para todos los clientes. Si tu PMS es compatible, puedes enviar una solicitud a support@pricelabs.co para obtener acceso a Revenue Formula Builder.

I. Qué es Revenue Formula Builder

A. Qué hace

Esta función te permite definir fórmulas matemáticas personalizadas tanto para Ingresos por renta como para Ingresos totales. Como cada sistema de gestión de propiedades (PMS) y cada área de contabilidad interna define los ingresos de manera diferente, esta herramienta convierte a PriceLabs en una fuente única de referencia para tus métricas financieras.

Ten en cuenta que la fórmula se aplica solo a tu portafolio y a tus reservas, y no afecta de ninguna manera los cálculos del mercado.

B. Cálculos de ingresos predeterminados

Esta herramienta es necesaria cuando tus definiciones internas se apartan del estándar de PriceLabs:

Métrica

Definición predeterminada de PriceLabs

Ingresos por renta

Ingresos por renta ajustados (tarifas por noche menos descuentos).

Ingresos totales

Costo total o ganancias del propietario (varía según la integración con el PMS).

 

C. Sistemas de gestión de propiedades (PMS) compatibles

Actualmente, Custom Formula Builder está disponible para las siguientes integraciones con PMS:

  • Guesty
  • Hospitable
  • Airbnb
  • Hostaway
  • Smoobu
  • Hostfully
  • Ownerrez
  • Lodgify
  • Track
  • Stays
  • Streamline

 

Pronto estarán disponibles integraciones adicionales con PMS. Si tu PMS no es compatible, puedes enviar una solicitud a support@pricelabs.co. Ten en cuenta que tomará entre 3 y 4 semanas comenzar a dar soporte a un nuevo PMS.

Transparencia para otros PMS: en la mayoría de los demás PMS donde las fórmulas personalizadas todavía no son compatibles, igual podrás ver la definición de ingresos predeterminada que PriceLabs está usando actualmente para tu cuenta. Esto brinda la transparencia necesaria, incluso si la definición no se puede editar.

 

II. Cómo usar Revenue Formula Builder

A. Acceso y creación

  • Acceso: ve a Configuración de la cuenta en PriceLabs y busca la sección "Fórmula de ingresos".


  • Seleccionar el alcance: en esta sección puedes personalizar tanto "Ingresos por renta" como "Ingresos totales". De forma predeterminada, solo se admite la definición a nivel de cuenta. Para habilitar el generador de fórmulas a nivel de listado, envía una solicitud a support@pricelabs.co.
  • Crear la fórmula: usa la interfaz para seleccionar campos de datos (consulta el Apéndice más abajo), operadores matemáticos (suma: $+$, resta: $-$, multiplicación: $*$, división: $/$) y valores numéricos estáticos. 


  • Acceder a la vista previa y guardar: usa la función de vista previa para verificar el resultado calculado de tu reserva más reciente antes de aplicarlo.

B. Reglas de validación y solución de problemas

Para asegurar que tus datos sigan siendo precisos, el sistema realiza varias comprobaciones. Si tu fórmula falla, es posible que veas uno de los siguientes errores:

1. Requisitos de contenido

  • Incluir una métrica obligatoria: toda fórmula debe contener al menos una de estas métricas principales: 
    • Costos totales
    • Ingresos por renta ajustados
    • Ingresos brutos por renta
    • Ingresos netos por renta
    • Ingresos por renta para el propietario
    • Ganancias del propietario
    • Precio subtotal

  • Límite de longitud: las fórmulas deben tener menos de 1000 caracteres.

2. Sintaxis y lógica

  • Sintaxis matemática: asegúrate de que todos los paréntesis estén correctamente cerrados y de que los operadores estén ubicados de manera correcta. No se permite la división entre cero.
  • Resultados no negativos: las fórmulas de ingresos deben producir un número positivo o cero. Si tu fórmula da como resultado un número negativo, será rechazada.
  • Resultado numérico: el resultado de la fórmula debe ser un número, no texto ni otro tipo de dato.

3. Disponibilidad de datos

  • Campos desconocidos: asegúrate de usar solo campos disponibles en el mapeo específico de tu PMS.
  • Faltan datos de reservas: la validación requiere al menos una reserva existente. Si no hay reservas en la cuenta, la fórmula no se puede probar.
  • Datos incompletos del PMS: si tu PMS no envía un "Desglose de ingresos" completo, PriceLabs no puede calcular fórmulas personalizadas.

C. Ejemplos de uso: cómo crear tus fórmulas

Estos ejemplos muestran cómo necesidades contables habituales pueden traducirse en fórmulas personalizadas usando los campos de datos que tienes disponibles.

Objetivo

Métrica que se va a definir

Fórmula personalizada

Justificación

Eliminar la tarifa por servicios de los ingresos por renta

Ingresos por renta

[Ingresos por renta ajustados] - [Tarifa por servicios]

Resta la tarifa específica de la plataforma que se le cobra al anfitrión.

Igualar las ganancias del propietario de AirBnB (para clientes de AirBnB)

Ingresos por renta

Ganancias del propietario

Define los ingresos por renta como las ganancias del propietario que se muestran en AirBnB.

Agregar todas las tarifas a ingresos por renta

Ingresos por renta

[Ingresos por renta ajustados] + [Tarifas totales]

Incluye las tarifas cobradas como parte de los ingresos por renta para que el precio sea todo incluido.

 

D. Jerarquía de fórmulas (precedencia)

Cuando un listado tiene fórmulas en conflicto, el sistema sigue esta regla:

  • Nivel de listado: una fórmula configurada a nivel de listado individual siempre tiene prioridad sobre la fórmula a nivel de cuenta.
  • Nivel de cuenta: se aplica a todos los listados de ese PMS.
  • Valor predeterminado de respaldo: si no se configura ninguna fórmula personalizada en ninguno de los dos niveles, se usa el cálculo predeterminado de PriceLabs.

III. Impacto de las definiciones personalizadas

Una vez aplicadas, tus fórmulas personalizadas redefinen uniformemente cómo se muestran los ingresos en las métricas de PriceLabs.

  • Afectado solo por ingresos personalizados por renta: 
    • Calendario de precios
    • Precio mínimo de seguridad
    • KPI y reportes históricos de Portfolio Analytics 
    • Reportes de ritmo de Portfolio Analytics
  • Afectado tanto por ingresos personalizados por renta como por ingresos totales: 
    • Bookings Insights de Revisar precios
    • Reporte de reservas
    • Generador de reportes
    • Owner Analytics (Beta)

Nota importante: tus definiciones personalizadas no afectan el cálculo de las métricas de ingresos por alquiler en el mercado, ya que estas se basan en datos de mercado extraídos automáticamente.

IV. Impacto en el Precio mínimo de seguridad

Es fundamental entender cómo tu fórmula personalizada de ingresos por alquileres afecta tu precio mínimo de seguridad.

De forma predeterminada, PriceLabs calcula tu precio mínimo de seguridad como un valor 10 % superior a la tarifa diaria promedio (ADR) del año pasado.

Como la tarifa diaria promedio se deriva directamente de tus ingresos por alquileres, cambiar tu fórmula de ingresos modificará automáticamente tu precio mínimo de seguridad:

  • Si tu fórmula personalizada aumenta los ingresos por alquileres reportados, tu tarifa diaria promedio calculada subirá, lo que a su vez aumentará tu precio mínimo de seguridad.
  • Si tu fórmula personalizada reduce los ingresos por alquileres reportados (por ejemplo, al restar tarifas), tu tarifa diaria promedio calculada bajará, reduciendo tu precio mínimo de seguridad.

Recomendación: después de aplicar una nueva fórmula de ingresos, revisa siempre la configuración de tu precio mínimo de seguridad para asegurarte de que siga alineada con tu estrategia de precios.

Apéndice: diccionario de campos de datos 📚

Los campos específicos disponibles para tus fórmulas dependen de los datos que tu sistema de gestión de propiedades conectado envía a PriceLabs. Esta lista representa todos los campos únicos disponibles en el conjunto de integraciones.

Nombre del campo

Definición

Descuento en la tarifa de alojamiento

Descuento aplicado directamente a la tarifa por noche o a la tarifa base del alojamiento. (Disponible solo en Guesty)

Descuento en la tarifa por estadía mensual

Descuento específico aplicado a estadías mensuales. (Disponible solo en Guesty)

Descuento en la tarifa por estadía semanal

Descuento específico aplicado a estadías semanales. (Disponible solo en Guesty)

Ingresos por renta ajustados

Ingresos por alquiler después de los descuentos.

Ajustes

Créditos o débitos varios aplicados al total de la reserva.

Tarifa de limpieza

Tarifa que se cobra al huésped específicamente por limpieza.

Comisión

Tarifa o porcentaje deducido por la empresa administradora.

Exclusión

Muestra las exclusiones aplicadas a una cuenta específica (disponible solo en Streamline)

Tarifa por persona adicional

Tarifa cobrada por cada huésped que excede el límite de ocupación estándar.

Cargos adicionales

Cargos varios agregados al registro o a la factura de la reserva. (Disponible solo en Track)

Descuento genérico por canal

Descuento general aplicado por el canal de reservas. (Disponible solo en Guesty)

Ingresos brutos por renta

Ingresos por alquiler antes de costos, comisiones o descuentos.

Tarifa de servicios

Tarifa cobrada directamente al huésped por el canal/plataforma de reservas.

Ganancias del propietario

Monto final que recibe el anfitrión/administrador de la propiedad después de todas las tarifas y comisiones del canal.

Tarifa por servicios al anfitrión

Tarifa cobrada al anfitrión/administrador de la propiedad por el canal/plataforma de reservas.

Descuento por duración de la estadía

Descuento aplicado según la duración de la reserva.

Tarifa por ropa de cama

Cargo específico por el uso o la limpieza de sábanas/toallas.

Pagos netos

Ingresos finales después de las deducciones principales.

Ingresos netos por renta

Según la definición del modelo de negocio de Guesty. (Disponible solo en Guesty)

Ingresos por renta del propietario

Parte específica de los ingresos asignada al propietario.

Tarifas por mascota

Tarifa cobrada por permitir que los huéspedes lleven mascotas.

Tarifa por depósito de segurodad

Monto cobrado como depósito de seguridad reembolsable.

Precio subtotal

Costo total antes de impuestos.

Costo total

Costo total de la reserva para el huésped (incluye todas las tarifas, cargos e impuestos).

Descuentos totales

Suma de todos los descuentos aplicados a la reserva.

Adicionales totales

Suma de todos los cargos opcionales o suplementarios.

Tarifas totales

Suma de todas las tarifas no impositivas.

Tarifas e impuestos totales

Suma combinada de todas las tarifas y todos los impuestos.

Impuestos totales

Suma de todos los impuestos aplicables (por ejemplo, locales, de ocupación o sobre ventas).


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